Por qué el intercambio de archivos y la colaboración en línea son importantes para las empresas

Toda organización se basa en el trabajo en equipo. La capacidad de compartir archivos, colaborar y comunicarse sin problemas es crucial para todos los procesos del lugar de trabajo. En el pasado, el intercambio de archivos y la colaboración solían requerir mucho tiempo y ser costosos. Sin embargo, gracias a los avances de la tecnología moderna, compartir archivos y colaborar nunca ha sido tan fácil. Hoy en día, basta con unos pocos clics para hacer las cosas. Se acabó el desperdicio de papel en la impresión de archivos o la espera de horas o incluso días para que el mensajero entregue los documentos; el hecho es que tecnologías como el almacenamiento en la nube y la infraestructura de escritorio virtual (VDI) han cambiado por completo la forma de hacer las cosas en el lugar de trabajo. En este artículo, veremos algunas de las ventajas de compartir archivos y colaborar en línea para las empresas.

Reducción de costes

El almacenamiento y la compartición de archivos en línea permite a las empresas reducir los costes administrativos. Con plataformas como FileCloud, no es necesario invertir en grandes discos duros, un servidor interno y otras infraestructuras relacionadas. Tampoco es necesario pagar a los mensajeros para que entreguen los archivos a los clientes o a los compañeros en otro lugar. Lo mejor es que hay soluciones de computación en la nube para todo tipo de empresas, ya sea una pequeña start-up o una gran multinacional. Esto significa que las empresas pueden centrar sus inversiones en otras necesidades urgentes que aumenten la eficiencia y la productividad.

FileCloud tiene una estructura de precios flexible que se adapta a todas las empresas. Puede optar por nuestra plataforma de almacenamiento en la nube o por nuestra solución VDI. Sea cual sea la opción que elijas, te beneficiarás de algunas de las mejores y más asequibles herramientas de almacenamiento y compartición en la nube disponibles en la actualidad. Por ejemplo, le permitimos crear cuentas gratuitas para sus clientes y socios externos para que pueda compartir documentos con ellos de forma segura.

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Colaboración sin fisuras

Una de las principales ventajas de almacenar y compartir archivos en línea es que la colaboración es perfecta. Puede compartir archivos al instante, acceder a la información rápidamente y evitar retrasos innecesarios. Y no sólo eso, puedes trabajar desde cualquier lugar y colaborar en tiempo real con personas de cualquier parte del mundo. Hoy en día, la ubicación física no debe ser una barrera en la búsqueda de tener el mejor equipo en su lugar de trabajo. Los trabajadores pueden realizar sus tareas desde cualquier lugar, como si estuvieran físicamente en la oficina. Esto contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia general de una organización.

FileCloud proporciona una variedad de herramientas para promover la colaboración sin fisuras. Por ejemplo, puedes restringir el acceso a determinados archivos para que sólo se puedan ver, pero no editar o imprimir. También puede dejar comentarios en los archivos para mantener informados a sus colegas. Incluso puede optar por recibir notificaciones cuando se modifique un archivo o carpeta y también automatizar ciertos procesos mediante el protocolo "Si esto, entonces aquello". Estas son sólo algunas de las herramientas de colaboración que obtienes cuando eliges FileCloud. Otras características de FileCloud que favorecen la colaboración son la integración ilimitada con Microsoft Office y el versionado ilimitado de archivos para que puedas volver atrás y no perder nada.

Seguridad

La seguridad siempre ha sido un dolor de cabeza para las empresas, y sigue siendo un problema en los tiempos modernos. El intercambio de archivos en línea puede contribuir en gran medida a reducir los agujeros de seguridad que existen en las organizaciones. Dado que todos los archivos de su empresa se almacenan en un solo lugar, se reduce el riesgo de que empleados descuidados filtren archivos sensibles a manos equivocadas. El hecho es que no todas las plataformas de almacenamiento e intercambio de archivos en línea ofrecen el mismo nivel de seguridad. Muchas soluciones de almacenamiento en la nube, como Dropbox, han sido víctimas de ciberataques. Por eso debes elegir una plataforma de confianza como FileCloud.

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En FileCloud, entendemos la importancia de la seguridad, por lo que proporcionamos una protección completa para sus archivos. Esto incluye el cifrado de sus archivos en el almacenamiento y en tránsito, el escaneo de archivos en busca de ransomware y la capacidad de integrar FileCloud con cualquier solución antivirus corporativa. También puede restaurar los archivos borrados accidentalmente, restringir el acceso a ciertos archivos y borrar remotamente todos los datos corporativos de un dispositivo perdido.

Gestión de proyectos

El intercambio de archivos y la colaboración en línea facilitan más que nunca la gestión de proyectos. Con todos los archivos de su empresa almacenados en un solo lugar, puede comprobar el progreso de su equipo y ayudarles a avanzar. También puedes comunicarte al instante con los miembros del equipo. Todo esto significa que su empresa puede cumplir constantemente los plazos, incluso si trabaja a distancia.

FileCloud le ofrece todo lo que necesita para organizar a sus trabajadores y garantizar que los proyectos se completen a tiempo. Puedes comprobar quién ha trabajado en cada archivo, qué cambios ha hecho la persona en el archivo, e incluso el tipo de dispositivo utilizado y la ubicación de la persona. Con FileCloud, nunca tendrás que retrasarte en los plazos y decepcionar a tus clientes.

Ninguna molestia durante la auditoría

Los gestores suelen temer las auditorías porque implican tener que buscar documentos. Sin embargo, con el almacenamiento y la compartición de archivos en línea, no tienes que preocuparte por esto ya que hay un registro de cada documento. Además, como todos los archivos de su empresa están almacenados en un solo lugar, acceder a ellos es muy sencillo.

La plataforma FileCloud cumple con las normas HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 y GDPR. Puede acceder a una pista de auditoría completa de cada archivo. También puede buscar archivos en la base de datos de su empresa utilizando metadatos o palabras clave del documento.

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