Perché la condivisione di file e la collaborazione online sono importanti per le aziende

Ogni organizzazione si basa sul lavoro di squadra. La capacità di condividere file, collaborare e comunicare senza problemi è fondamentale per tutti i processi lavorativi. In passato, la condivisione di file e la collaborazione erano spesso dispendiose in termini di tempo e denaro. Tuttavia, grazie ai progressi della tecnologia moderna, non è mai stato così facile condividere file e collaborare. Oggi bastano pochi clic per fare tutto. Non è più necessario sprecare carta per stampare i file o aspettare ore o addirittura giorni per la consegna dei documenti da parte del corriere; il fatto è che tecnologie come il cloud storage e l'infrastruttura desktop virtuale (VDI) hanno cambiato completamente il modo in cui si svolgono le attività sul posto di lavoro. In questo articolo analizzeremo alcuni dei vantaggi della condivisione dei file e della collaborazione online per le aziende.

Riduzione dei costi

L'archiviazione e la condivisione di file online consentono alle aziende di ridurre i costi amministrativi. Con piattaforme come FileCloud, non è necessario investire in dischi rigidi di grandi dimensioni, in un server interno e in altre infrastrutture correlate. Non è nemmeno necessario pagare i corrieri per consegnare i file ai clienti o ai colleghi in un'altra sede. La cosa migliore è che esistono soluzioni di cloud computing per ogni tipo di azienda, dalle piccole start-up alle grandi multinazionali. Ciò significa che le aziende possono concentrare i loro investimenti su altre necessità urgenti che aumenteranno l'efficienza e la produttività.

FileCloud ha una struttura di prezzi flessibile che si adatta a tutte le aziende. Potete scegliere di optare per la nostra piattaforma di cloud storage o per la nostra soluzione VDI. Qualunque sia l'opzione scelta, potrete beneficiare di alcuni dei migliori e più convenienti strumenti di archiviazione e condivisione online su cloud oggi disponibili. Ad esempio, vi consentiamo di creare account gratuiti per i vostri clienti e partner esterni, in modo da poter condividere i documenti con loro in modo sicuro.

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Collaborazione senza soluzione di continuità

Uno dei vantaggi principali dell'archiviazione e della condivisione dei file online è la collaborazione senza soluzione di continuità. È possibile condividere i file all'istante, accedere rapidamente alle informazioni ed evitare inutili ritardi. Non solo, è possibile lavorare da qualsiasi luogo e collaborare in tempo reale con persone in qualsiasi parte del mondo. Oggi la posizione fisica non deve più essere un ostacolo nella ricerca del miglior team sul posto di lavoro. I lavoratori possono svolgere le loro mansioni da qualsiasi luogo, come se fossero fisicamente presenti in ufficio. Ciò contribuisce notevolmente a migliorare l'efficienza complessiva di un'organizzazione.

FileCloud offre una serie di strumenti per promuovere una collaborazione continua. Ad esempio, è possibile limitare l'accesso a file specifici in modo che possano essere solo visualizzati, ma non modificati o stampati. È anche possibile lasciare commenti sui file per tenere informati i colleghi. È anche possibile scegliere di ricevere notifiche quando un file o una cartella vengono modificati e automatizzare alcuni processi utilizzando il protocollo If This, Then That. Questi sono solo alcuni degli strumenti di collaborazione di cui potete beneficiare scegliendo FileCloud. Altre caratteristiche di FileCloud che favoriscono la collaborazione sono l'integrazione illimitata con Microsoft Office e il versionamento illimitato dei file, che consente di tornare indietro nel tempo per evitare di perdere qualcosa.

Sicurezza

La sicurezza è sempre stata un problema per le aziende e continua a esserlo anche nei tempi moderni. La condivisione di file online può contribuire in modo significativo a ridurre le falle di sicurezza che esistono nelle organizzazioni. Poiché tutti i file dell'azienda sono archiviati in un unico luogo, si riduce il rischio che dipendenti incauti facciano trapelare file sensibili nelle mani sbagliate. Il fatto è che non tutte le piattaforme di archiviazione e condivisione dei file online offrono lo stesso livello di sicurezza. Molte soluzioni di cloud storage, come Dropbox, sono state vittime di attacchi informatici. Ecco perché è necessario scegliere una piattaforma affidabile come FileCloud.

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FileCloud è consapevole dell'importanza della sicurezza e per questo motivo offre una protezione completa per i vostri file. Ciò include la crittografia dei file in fase di archiviazione e di transito, la scansione dei file alla ricerca di ransomware e la possibilità di integrare FileCloud con qualsiasi soluzione antivirus aziendale. È inoltre possibile ripristinare i file eliminati accidentalmente, limitare l'accesso a determinati file e cancellare da remoto tutti i dati aziendali da un dispositivo smarrito.

Gestione del progetto

La condivisione dei file e la collaborazione online rendono la gestione dei progetti più semplice che mai. Con tutti i file della vostra azienda archiviati in un unico posto, potete controllare i progressi del vostro team e aiutarlo a progredire. Potete anche comunicare istantaneamente con i membri del team. Tutto ciò significa che la vostra azienda può sempre rispettare le scadenze, anche se lavorate da remoto.

FileCloud offre tutto ciò che serve per organizzare i lavoratori e garantire che i progetti siano completati in tempo. Potete controllare chi ha lavorato su ogni file, quali modifiche ha apportato al file e persino il tipo di dispositivo utilizzato e la posizione della persona. Con FileCloud non dovrete mai rimanere indietro con le scadenze o deludere i vostri clienti.

Nessun problema durante l'audit

I manager spesso temono la revisione contabile perché significa dover cercare i documenti. Tuttavia, con l'archiviazione e la condivisione dei file online, non c'è bisogno di preoccuparsi, perché ogni documento viene registrato. Inoltre, poiché tutti i file dell'azienda sono archiviati nello stesso luogo, l'accesso è semplice.

La piattaforma FileCloud è conforme alle norme HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 e GDPR. È possibile accedere a un registro di audit completo di ogni file. È inoltre possibile cercare i file nel database aziendale utilizzando metadati o parole chiave del documento.

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