Κάθε οργανισμός βασίζεται στην ομαδική εργασία. Η δυνατότητα κοινής χρήσης αρχείων, συνεργασίας και απρόσκοπτης επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας για όλες τις διαδικασίες στο χώρο εργασίας. Στο παρελθόν, η κοινή χρήση αρχείων και η συνεργασία ήταν συχνά χρονοβόρα και δαπανηρή. Ωστόσο, χάρη στην πρόοδο της σύγχρονης τεχνολογίας, δεν ήταν ποτέ ευκολότερο να μοιράζεστε αρχεία και να συνεργάζεστε. Σήμερα, χρειάζονται μόνο μερικά κλικ για να γίνουν τα πράγματα. Τέρμα η σπατάλη χαρτιού για την εκτύπωση αρχείων ή η αναμονή για αρκετές ώρες ή και μέρες για να παραδώσει τα έγγραφα ο ταχυμεταφορέας. ; Το γεγονός είναι ότι τεχνολογίες όπως η αποθήκευση cloud και η υποδομή εικονικής επιφάνειας εργασίας (VDI) έχουν αλλάξει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα στο χώρο εργασίας. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε μερικά από τα οφέλη της κοινής χρήσης αρχείων και της διαδικτυακής συνεργασίας για τις επιχειρήσεις.
Μειώστε το κόστος
Η ηλεκτρονική αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώσουν το διοικητικό κόστος. Με πλατφόρμες όπως το FileCloud, δεν χρειάζεται να επενδύσετε σε μεγάλους σκληρούς δίσκους, έναν εσωτερικό διακομιστή και άλλη σχετική υποδομή. Επίσης, δεν χρειάζεται να πληρώσετε κούριερ για να παραδώσετε αρχεία σε πελάτες ή συναδέλφους σε άλλη τοποθεσία. Το καλύτερο μέρος είναι ότι υπάρχουν λύσεις cloud computing για κάθε τύπο επιχείρησης, είτε πρόκειται για μια μικρή start-up είτε για μια μεγάλη πολυεθνική. Αυτό σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να επικεντρώσουν τις επενδύσεις τους σε άλλες πιεστικές ανάγκες που θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα.
Το FileCloud έχει μια ευέλικτη δομή τιμολόγησης που ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις. Μπορείτε να επιλέξετε να επιλέξετε την πλατφόρμα αποθήκευσης cloud ή τη λύση VDI μας. Όποια επιλογή κι αν επιλέξετε, θα επωφεληθείτε από μερικά από τα καλύτερα και πιο οικονομικά εργαλεία αποθήκευσης και κοινής χρήσης στο διαδίκτυο στο cloud που είναι διαθέσιμα σήμερα. Για παράδειγμα, σας επιτρέπουμε να δημιουργείτε δωρεάν λογαριασμούς για τους πελάτες και τους εξωτερικούς συνεργάτες σας, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε έγγραφα μαζί τους με ασφάλεια.
Απρόσκοπτη συνεργασία
Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων στο διαδίκτυο είναι ότι η συνεργασία είναι απρόσκοπτη. Μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία άμεσα, να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και να αποφύγετε περιττές καθυστερήσεις. Δεν είναι μόνο αυτό, μπορείτε να εργαστείτε από οπουδήποτε και να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο με άτομα που βρίσκονται σε οποιοδήποτε μέρος του κόσμου. Σήμερα, η φυσική τοποθεσία δεν πρέπει να αποτελεί εμπόδιο στην αναζήτηση της καλύτερης ομάδας στο χώρο εργασίας σας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να εκτελούν τα καθήκοντά τους από οπουδήποτε, σαν να ήταν φυσικά παρόντες στο γραφείο. Αυτό συμβάλλει πολύ στη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας ενός οργανισμού.
Το FileCloud παρέχει μια ποικιλία εργαλείων για την προώθηση της απρόσκοπτης συνεργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία, ώστε να είναι δυνατή μόνο η προβολή τους, αλλά όχι η επεξεργασία ή η εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να αφήσετε σχόλια σε αρχεία για να ενημερώνετε τους συναδέλφους σας. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν τροποποιείται ένα αρχείο ή φάκελος και επίσης να αυτοματοποιείτε ορισμένες διεργασίες χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο If This, then That. Αυτά είναι μερικά μόνο από τα εργαλεία συνεργασίας που λαμβάνετε όταν επιλέγετε το FileCloud. Άλλες δυνατότητες του FileCloud που προωθούν τη συνεργασία περιλαμβάνουν απεριόριστη ενσωμάτωση με το Microsoft Office καθώς και απεριόριστη έκδοση αρχείων, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε για να αποφύγετε να χάσετε οτιδήποτε.
Ασφάλεια
Η ασφάλεια ήταν πάντα ένας πονοκέφαλος για τις επιχειρήσεις και συνεχίζει να αποτελεί πρόβλημα στη σύγχρονη εποχή. Η κοινή χρήση αρχείων στο διαδίκτυο μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη μείωση των τρωτών σημείων ασφαλείας που υπάρχουν σε οργανισμούς. Δεδομένου ότι όλα τα αρχεία της εταιρείας σας αποθηκεύονται σε ένα μέρος, μειώνει τις πιθανότητες οι απρόσεκτοι υπάλληλοι να διαρρέουν ευαίσθητα αρχεία σε λάθος χέρια. Το γεγονός είναι ότι δεν προσφέρουν όλες οι διαδικτυακές πλατφόρμες αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων το ίδιο επίπεδο ασφάλειας. Πολλές λύσεις αποθήκευσης cloud, όπως το Dropbox, έχουν πέσει θύματα κυβερνοεπιθέσεων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να επιλέξετε μια αξιόπιστη πλατφόρμα όπως το FileCloud.
Στο FileCloud, κατανοούμε τη σημασία της ασφάλειας, γι’ αυτό και παρέχουμε πλήρη προστασία στα αρχεία σας. Αυτό περιλαμβάνει την κρυπτογράφηση των αρχείων σας στην αποθήκευση και τη μεταφορά, τη σάρωση αρχείων για ransomware και τη δυνατότητα ενσωμάτωσης του FileCloud με οποιαδήποτε εταιρική λύση προστασίας από ιούς. Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε αρχεία που έχουν διαγραφεί κατά λάθος, να περιορίσετε την πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία και να διαγράψετε εξ αποστάσεως όλα τα δεδομένα της εταιρείας από μια χαμένη συσκευή.
Διαχείριση έργου
Η κοινή χρήση αρχείων και η διαδικτυακή συνεργασία κάνουν τη διαχείριση έργου πιο εύκολη από ποτέ. Δεδομένου ότι όλα τα αρχεία της εταιρείας σας αποθηκεύονται σε ένα μέρος, μπορείτε να ελέγξετε την πρόοδο της ομάδας σας και να τη βοηθήσετε να προχωρήσει. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε άμεσα με τα μέλη της ομάδας. Όλα αυτά σημαίνουν ότι η επιχείρησή σας μπορεί να τηρεί σταθερά προθεσμίες, ακόμα κι αν εργάζεστε εξ αποστάσεως.
Το FileCloud παρέχει όλα όσα χρειάζεστε για να οργανώσετε τους εργαζομένους σας και να ολοκληρώσετε τα έργα στην ώρα τους. Μπορείτε να ελέγξετε ποιος εργάστηκε σε κάθε αρχείο, ποιες αλλαγές έκανε το άτομο στο αρχείο, ακόμη και τον τύπο της συσκευής που χρησιμοποιείται και την τοποθεσία του ατόμου. Με το FileCloud, δεν θα χρειαστεί ποτέ να μείνετε πίσω στις προθεσμίες και να απογοητεύσετε τους πελάτες σας.
Καμία ταλαιπωρία κατά τον έλεγχο
Οι διευθυντές συχνά φοβούνται τον έλεγχο επειδή περιλαμβάνει την ανάγκη αναζήτησης εγγράφων. Ωστόσο, με την ηλεκτρονική αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό, καθώς υπάρχει ένα αρχείο για κάθε έγγραφο. Επιπλέον, επειδή όλα τα αρχεία της εταιρείας σας αποθηκεύονται σε ένα μέρος, η πρόσβαση σε αυτά είναι απλή.
Η πλατφόρμα FileCloud είναι συμβατή με HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 και GDPR. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα πλήρες αρχείο καταγραφής ελέγχου για κάθε αρχείο. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε αρχεία στη βάση δεδομένων της εταιρείας σας χρησιμοποιώντας μεταδεδομένα εγγράφων ή λέξεις-κλειδιά.