Ogni organizzazione è costruita sul lavoro di squadra. La capacità di condividere file, collaborare e comunicare senza problemi è fondamentale per tutti i processi sul posto di lavoro. In passato, la condivisione e la collaborazione di file erano spesso dispendiose in termini di tempo e denaro. Tuttavia, grazie ai progressi della tecnologia moderna, non è mai stato così facile condividere file e collaborare. Oggi bastano pochi clic per portare a termine le cose. Non dovrai più sprecare carta per stampare file o aspettare diverse ore o addirittura giorni prima che il corriere consegni i documenti. ; Il fatto è che tecnologie come il cloud storage e l’infrastruttura desktop virtuale (VDI) hanno completamente cambiato il modo in cui si svolgono le cose sul posto di lavoro. In questo articolo esamineremo alcuni dei vantaggi della condivisione di file e della collaborazione online per le aziende.
Abbassare i costi
L’archiviazione e la condivisione di file online consente alle aziende di ridurre i costi amministrativi. Con piattaforme come FileCloud, non è necessario investire in dischi rigidi di grandi dimensioni, server interni e altre infrastrutture correlate. Inoltre, non è necessario pagare i corrieri per consegnare file a clienti o colleghi in un’altra posizione. La cosa migliore è che esistono soluzioni di cloud computing per ogni tipo di azienda, che si tratti di una piccola start-up o di una grande multinazionale. Ciò significa che le aziende possono concentrare i propri investimenti su altre esigenze urgenti che aumenteranno l’efficienza e la produttività.
FileCloud ha una struttura di prezzi flessibile adatta a tutte le aziende. Puoi scegliere di optare per la nostra piattaforma di cloud storage o la nostra soluzione VDI. Qualunque opzione tu scelga, beneficerai di alcuni dei migliori e più convenienti strumenti di archiviazione e condivisione online disponibili oggi. Ad esempio, ti consentiamo di creare account gratuiti per i tuoi clienti e partner esterni in modo da poter condividere documenti con loro in modo sicuro.
Collaborazione senza soluzione di continuità
Uno dei maggiori vantaggi dell’archiviazione e della condivisione di file online è che la collaborazione è perfetta. Puoi condividere file istantaneamente, accedere rapidamente alle informazioni ed evitare ritardi inutili. Non è tutto, puoi lavorare da qualsiasi luogo e collaborare in tempo reale con persone situate in qualsiasi parte del mondo. Oggi, la posizione fisica non dovrebbe rappresentare un ostacolo nella ricerca del miglior team sul posto di lavoro. I lavoratori possono svolgere le proprie mansioni ovunque, come se fossero fisicamente presenti in ufficio. Ciò contribuisce notevolmente a migliorare l’efficienza complessiva di un’organizzazione.
FileCloud fornisce una varietà di strumenti per promuovere una collaborazione senza soluzione di continuità. Ad esempio, puoi limitare l’accesso a file specifici in modo che possano solo essere visualizzati, ma non modificati o stampati. Puoi anche lasciare commenti sui file per tenere informati i tuoi colleghi. Puoi anche scegliere di ricevere notifiche quando un file o una cartella viene modificato e anche automatizzare determinati processi utilizzando il protocollo If This, Then That. Questi sono solo alcuni degli strumenti di collaborazione che ottieni quando scegli FileCloud. Altre funzionalità di FileCloud che promuovono la collaborazione includono l’integrazione illimitata con Microsoft Office e il controllo delle versioni dei file illimitato, così puoi tornare indietro per evitare di perdere nulla.
Sicurezza
La sicurezza è sempre stata un grattacapo per le aziende e continua ad essere un problema anche nei tempi moderni. La condivisione di file online può contribuire notevolmente a ridurre le vulnerabilità della sicurezza esistenti nelle organizzazioni. Poiché tutti i file della tua azienda sono archiviati in un unico posto, si riducono le possibilità che i dipendenti negligenti divulghino file sensibili nelle mani sbagliate. Il fatto è che non tutte le piattaforme di archiviazione e condivisione di file online offrono lo stesso livello di sicurezza. Molte soluzioni di archiviazione cloud come Dropbox sono state vittime di attacchi informatici. Questo è il motivo per cui dovresti scegliere una piattaforma affidabile come FileCloud.
Noi di FileCloud comprendiamo l’importanza della sicurezza, ecco perché forniamo una protezione completa per i tuoi file. Ciò include la crittografia dei file in archivio e in transito, la scansione dei file alla ricerca di ransomware e la possibilità di integrare FileCloud con qualsiasi soluzione antivirus aziendale. Puoi anche ripristinare file eliminati accidentalmente, limitare l’accesso a determinati file e cancellare in remoto tutti i dati aziendali da un dispositivo smarrito.
Gestione del progetto
La condivisione di file e la collaborazione online rendono la gestione dei progetti più semplice che mai. Poiché tutti i file della tua azienda sono archiviati in un unico posto, puoi verificare i progressi del tuo team e aiutarlo ad andare avanti. Puoi anche comunicare istantaneamente con i membri del team. Tutto ciò significa che la tua azienda può rispettare costantemente le scadenze, anche se lavori da remoto.
FileCloud fornisce tutto ciò di cui hai bisogno per organizzare i tuoi lavoratori e completare i progetti in tempo. Puoi verificare chi ha lavorato su ciascun file, quali modifiche ha apportato al file la persona e persino il tipo di dispositivo utilizzato e la posizione della persona. Con FileCloud, non dovrai mai restare indietro rispetto alle scadenze e deludere i tuoi clienti.
Nessun problema durante l’audit
I manager spesso temono l’audit perché implica la necessità di cercare documenti. Tuttavia, con l’archiviazione e la condivisione di file online, non devi preoccuparti di questo poiché esiste una registrazione di ogni documento. Inoltre, poiché tutti i file della tua azienda sono archiviati in un unico posto, accedervi è semplice.
La piattaforma FileCloud è conforme a HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 e GDPR. È possibile accedere a un registro di controllo completo di ciascun file. Puoi anche cercare file nel database della tua azienda utilizzando metadati o parole chiave del documento.