Toda organización se basa en el trabajo en equipo. La capacidad de compartir archivos, colaborar y comunicarse sin problemas es crucial para todos los procesos del lugar de trabajo. En el pasado, compartir archivos y colaborar consumía mucho tiempo y era costoso. Sin embargo, gracias a los avances de la tecnología moderna, nunca ha sido tan fácil compartir archivos y colaborar. Hoy en día, sólo se necesitan unos pocos clics para hacer las cosas. No más desperdiciar papel para imprimir archivos o esperar varias horas o incluso días para que el mensajero entregue los documentos. ; El hecho es que tecnologías como el almacenamiento en la nube y la infraestructura de escritorio virtual (VDI) han cambiado por completo la forma en que se hacen las cosas en el lugar de trabajo. En este artículo, veremos algunos de los beneficios del intercambio de archivos y la colaboración en línea para las empresas.
Reducir los gastos
El almacenamiento y uso compartido de archivos en línea permite a las empresas reducir los costos administrativos. Con plataformas como FileCloud, no es necesario invertir en discos duros grandes, un servidor interno y otra infraestructura relacionada. Tampoco es necesario pagar a mensajeros para que entreguen archivos a clientes o colegas en otra ubicación. Lo mejor es que existen soluciones de computación en la nube para cada tipo de empresa, ya sea una pequeña empresa emergente o una gran multinacional. Esto significa que las empresas pueden centrar sus inversiones en otras necesidades apremiantes que aumentarán la eficiencia y la productividad.
FileCloud tiene una estructura de precios flexible que se adapta a todas las empresas. Puedes optar por nuestra plataforma de almacenamiento en la nube o nuestra solución VDI. Cualquiera que sea la opción que elija, se beneficiará de algunas de las mejores y más asequibles herramientas de intercambio y almacenamiento en la nube en línea disponibles en la actualidad. Por ejemplo, le permitimos crear cuentas gratuitas para sus clientes y socios externos para que pueda compartir documentos con ellos de forma segura.
Colaboración perfecta
Uno de los mayores beneficios de almacenar y compartir archivos en línea es que la colaboración es perfecta. Puede compartir archivos al instante, acceder a la información rápidamente y evitar retrasos innecesarios. Eso no es todo, podrás trabajar desde cualquier lugar y colaborar en tiempo real con personas ubicadas en cualquier parte del mundo. Hoy en día, la ubicación física no debería ser una barrera en la búsqueda del mejor equipo en tu lugar de trabajo. Los trabajadores pueden realizar sus tareas desde cualquier lugar, como si estuvieran físicamente presentes en la oficina. Esto contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia general de una organización.
FileCloud proporciona una variedad de herramientas para promover una colaboración perfecta. Por ejemplo, puede restringir el acceso a archivos específicos para que sólo puedan verse, pero no editarse ni imprimirse. También puede dejar comentarios en los archivos para mantener informados a sus colegas. Incluso puedes optar por recibir notificaciones cuando se modifica un archivo o carpeta y también automatizar ciertos procesos usando el protocolo If This, Then That. Estas son sólo algunas de las herramientas de colaboración que obtienes cuando eliges FileCloud. Otras características de FileCloud que promueven la colaboración incluyen la integración ilimitada con Microsoft Office, así como versiones ilimitadas de archivos para que pueda regresar y evitar perder nada.
Seguridad
La seguridad siempre ha sido un dolor de cabeza para las empresas y sigue siendo un problema en los tiempos modernos. Compartir archivos en línea puede contribuir en gran medida a reducir las vulnerabilidades de seguridad que existen en las organizaciones. Dado que todos los archivos de su empresa se almacenan en un solo lugar, se reducen las posibilidades de que empleados descuidados filtren archivos confidenciales a las manos equivocadas. El hecho es que no todas las plataformas de almacenamiento e intercambio de archivos en línea ofrecen el mismo nivel de seguridad. Muchas soluciones de almacenamiento en la nube como Dropbox han sido víctimas de ciberataques. Es por eso que debes elegir una plataforma confiable como FileCloud.
En FileCloud, entendemos la importancia de la seguridad, por eso brindamos protección completa para sus archivos. Esto incluye cifrar sus archivos almacenados y en tránsito, escanear archivos en busca de ransomware y la capacidad de integrar FileCloud con cualquier solución antivirus empresarial. También puede restaurar archivos eliminados accidentalmente, restringir el acceso a ciertos archivos y borrar de forma remota todos los datos de la empresa desde un dispositivo perdido.
Gestión de proyectos
El intercambio de archivos y la colaboración en línea hacen que la gestión de proyectos sea más fácil que nunca. Dado que todos los archivos de su empresa se almacenan en un solo lugar, puede verificar el progreso de su equipo y ayudarlos a avanzar. También puede comunicarse instantáneamente con los miembros del equipo. Todo esto significa que su empresa puede cumplir con los plazos de manera constante, incluso si trabaja de forma remota.
FileCloud proporciona todo lo que necesita para organizar a sus trabajadores y completar los proyectos a tiempo. Puede comprobar quién trabajó en cada archivo, qué cambios realizó la persona en el archivo e incluso el tipo de dispositivo utilizado y la ubicación de la persona. Con FileCloud, nunca tendrá que retrasarse en los plazos ni decepcionar a sus clientes.
Sin problemas durante la auditoría
Los gerentes a menudo temen la auditoría porque implica tener que buscar documentos. Sin embargo, con el almacenamiento y uso compartido de archivos en línea, no tiene que preocuparse por esto ya que hay un registro de cada documento. Además, como todos los archivos de su empresa se almacenan en un solo lugar, acceder a ellos es sencillo.
La plataforma FileCloud cumple con HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 y GDPR. Puede acceder a un registro de auditoría completo de cada archivo. También puede buscar archivos en la base de datos de su empresa utilizando metadatos de documentos o palabras clave.