Οργανώνετε μια επιχειρηματική εκδήλωση και δεν έχετε εμπειρία; Έχετε δίκιο να κάνετε κάποια έρευνα για το θέμα, διότι δεν μπορεί να αυτοσχεδιάσει κανείς. Υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας για να εξασφαλίσετε την επιτυχία μιας επιχειρηματικής εκδήλωσης. Μάθετε παρακάτω πώς να οργανώσετε την επιχειρηματική σας εκδήλωση στην εντέλεια.
Τι πρέπει να γνωρίζετε για τη διοργάνωση μιας επιχειρηματικής εκδήλωσης
Μια επαγγελματική εκδήλωση διαφέρει από μια ιδιωτική εκδήλωση. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, πρόκειται για μια συνάντηση ή ένα σεμινάριο μεταξύ μελών μιας εταιρείας, μιας κοινότητας ή μιας ένωσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο στόχος είναι η λήψη μιας σημαντικής απόφασης ή η παροχή πληροφοριών σε πελάτες.
Η διοργάνωση μιας εκδήλωσης είναι επομένως σημαντική. Υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε αν θέλετε να οργανώσετε την εκδήλωσή σας με επιτυχία. Εάν δεν έχετε εμπειρία, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να απευθυνθείτε σε ειδικούς στον τομέα. Πρόκειται για γραφεία εκδηλώσεων που έχουν συνηθίσει να διοργανώνουν τέτοιου είδους σεμινάρια, είτε διαδικτυακά είτε αυτοπροσώπως.
Ποιο θέμα για το σεμινάριο της εταιρείας σας;
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τη διοργάνωση μιας εταιρικής εκδήλωσης. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε (ή να αναδημιουργήσετε) την ομαδική συνοχή, να ενσωματώσετε νέους υπαλλήλους ή να ευχαριστήσετε τις ομάδες σας για την επένδυσή τους. Το ίδιο ισχύει και για τα θέματα που εξετάζονται. Ανάλογα με τον σκοπό της εκδήλωσής σας, δεν θα κάνετε την ίδια επιλογή. Πριν μιλήσουμε για αυτά τα θέματα, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι είναι δυνατόν να μάθετε περισσότερα στο spotlag.com. Η εταιρεία αυτή ειδικεύεται στη διοργάνωση εκδηλώσεων ομαδικής ανάπτυξης.
Όσον αφορά τα είδη των σεμιναρίων, μπορείτε να εξετάσετε τα ακόλουθα θέματα:
- αθλητισμός
- πρασίνισμα
- εργασία (με μερικά διαλείμματα για ψυχαγωγία ή βραδινές εξόδους)
- πολιτιστικό
- διασκέδαση
Πρέπει επίσης να σκεφτείτε την τοποθεσία. Ανάλογα με την τοποθεσία της επιχείρησής σας και την απόσταση που θέλετε να διανύουν οι ομάδες σας, θα μπορούσατε να επιλέξετε τη θάλασσα, τα βουνά, την πόλη ή, αντίθετα, μεγάλους χώρους πρασίνου ή δάση. Μπορείτε επίσης να μείνετε στη Γαλλία ή να πάτε στο εξωτερικό.
Προφανώς, όσο πιο μακριά οργανώνεται το σεμινάριο, τόσο περισσότερο θα πρέπει να επιλέξετε ένα πακέτο all-inclusive, ώστε να μη χρειάζεται να ψάχνετε για παράδειγμα να βρείτε κάτι να φάτε. Αυτό θα σας επιτρέψει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στις δραστηριότητες ή στο περιεχόμενο της εργασίας (αν πρόκειται για ένα μελετητικό σεμινάριο).
Ως παράδειγμα δραστηριότητας, μπορείτε να ρωτήσετε για παιχνίδια απόδρασης, καραόκε, μια μίνι κρουαζιέρα, μια πεζοπορία... Για συγκίνηση, θα μπορούσε να έχει σχέση με σπορ, όπως bungee jumping. Ωστόσο, τα ομαδικά αθλήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να οικοδομήσετε συνοχή και επικοινωνία. Αυτό θα μπορούσε να είναι η κωπηλασία.
Όπως βλέπετε, έχετε πολλές επιλογές όσον αφορά τη διοργάνωση του σεμιναρίου σας. Μη διστάσετε να ζητήσετε συμβουλές αν είστε χαμένοι ή αναποφάσιστοι.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα πρακτορείο εκδηλώσεων;
Μια εταιρεία διαθέτει τους πόρους για να οργανώσει η ίδια την εκδήλωση. Αλλά για να επιτύχει μια τέτοια μεγάλης κλίμακας επαγγελματική εκδήλωση και να μην ξεχάσει τίποτα, είναι καλύτερο να απευθυνθείτε σε παρόχους υπηρεσιών όπως Εκδήλωση Tictac. Το πρακτορείο εκδηλώσεων χρησιμοποιεί πάντα τη δημιουργικότητά του για να εξατομικεύσει την εκδήλωσή σας. Είμαστε αρκετά ευέλικτοι ώστε να προσαρμοζόμαστε στις ανάγκες σας.
Ένα πρακτορείο εκδηλώσεων θα κάνει ό,τι περνάει από το χέρι του για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες σας και να σας βοηθήσει να επιτύχετε τον στόχο σας. Θέτει μια ολόκληρη ομάδα στη διάθεσή σας για να σχεδιάσει την εκδήλωσή σας, όποια μορφή κι αν θέλετε.
Βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να οργανώσετε μια επιτυχημένη επιχειρηματική εκδήλωση
Η επιτυχία μιας επιχειρηματικής εκδήλωσης εξαρτάται από την καλή οργάνωση εκ μέρους του διοργανωτή. Πρέπει επίσης να είναι δημιουργικός για να κάνει το σεμινάριο πιο ελκυστικό. Πρέπει να γίνουν προετοιμασίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε με επιτυχία.
Καθορισμός στόχων και σκοπών
Πριν κάνετε οτιδήποτε, πρέπει να καθορίσετε τους στόχους και τις προσδοκίες σας για την εκδήλωση. Πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας τις σωστές ερωτήσεις, ώστε να έχετε σαφή εικόνα όλων των σημείων που πρέπει να καλυφθούν. Κατά τη διάρκεια των συναντήσεών σας, μην χάνετε από τα μάτια σας τους στόχους σας, καταγράφοντάς τους. Θα πρέπει να σας καθοδηγήσουν κατά τη διάρκεια του έργου. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι η οργάνωση του έργου εξαρτάται και από το κοινό σας. Οι φόρμουλες που πρέπει να μεταφερθούν εξαρτώνται από τους στόχους και την αλλαγή για τους πελάτες, τους συνεργάτες ή τους υπαλλήλους.
Επιλογή του τύπου της εκδήλωσης
Στη συνέχεια πρέπει να αποφασίσετε για το είδος της εκδήλωσης που θέλετε να οργανώσετε για την εταιρεία σας. Αυτό εξαρτάται γενικά από τους σκοπούς και τους στόχους σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να οργανώσετε ένα συνέδριο για μια συνάντηση προσωπικού. Υπάρχουν επίσης διάφορες μορφές που μπορούν να προσαρμοστούν στο είδος της εκδήλωσης που επιλέγετε. Υπάρχουν βραδιές δικτύωσης, συνέδρια, σεμινάρια και πολλά άλλα.
Βρείτε ημερομηνία και χώρο διεξαγωγής
Η επιλογή της ημερομηνίας είναι αρκετά απλή. Πρέπει να ταιριάζει στην πλειονότητα των συμμετεχόντων. Είναι προτιμότερο να επιλέξετε μια ημερομηνία αρκετά μακριά από περίοδοι διακοπών. Αποφύγετε τα Σαββατοκύριακα και προτιμήστε μια καθημερινή ημέρα. Ο χώρος εξαρτάται από τον αριθμό των ατόμων που θέλετε να καλέσετε. Εάν οι εγκαταστάσεις της εταιρείας δεν είναι κατάλληλες, νοικιάστε έναν χώρο που είναι προσβάσιμος σε όλους.
Εκτιμώμενος προϋπολογισμός
Πρέπει να ορίσετε ένα εύρος τιμών για την επαγγελματική σας εκδήλωση. Δεν πρέπει να υπερβείτε το επιτρεπόμενο περιθώριο. Δεν πρέπει να το παρακάνετε και να οργανώσετε μια εκδήλωση που υπερβαίνει τον τελικό σας προϋπολογισμό.
Επικοινωνία της εκδήλωσης
Θα πρέπει να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων, ώστε να μπορέσουν να οργανώσουν το πρόγραμμά τους. Καλό είναι επίσης να δώσετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση για να αποφύγετε τυχόν εκπλήξεις. Μπορείτε να ενημερώσετε τους καλεσμένους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να επιλέξετε τα δίκτυα, τα οποία εξακολουθούν να είναι η πιο διαδεδομένη πλατφόρμα αυτή τη στιγμή.
