Tout ce qu’il faut savoir pour certifier son organisme de formation

Devenir formateur ne nécessite pas de diplôme spécifique, mais demande une expertise spécifique dans votre domaine. Après avoir accumulé une longue expérience professionnelle, un grand nombre de formateurs ont choisi cette voie. Par conséquent, la formation est un moyen de transférer des connaissances et des compétences par le recyclage ou la diversification des activités des personnes. Certifier son organisme de formation est une étape primordiale pour achever le succès du centre.

Le marché français des organismes de formation

Devenir formateur professionnel ne s’improvise pas. En France, la formation des adultes s’inscrit dans un cadre réglementaire bien défini. Même si  beaucoup de personnes intègrent ce domaine, il reste important de veiller sur plusieurs points pour savoir exactement comment devenir un organisme de formation réussi.

La formation professionnelle en France est un marché très concurrentiel. Selon les dernières données de la Fédération de la formation professionnelle, en 2016, l’État a enregistré plus de 66 000 formateurs (personnes physiques ou morales). Le marché est concentré sur un petit nombre de participants: 3 000 entreprises ont inscrit 70% des formateurs. 

Choisir son statut dans ce domaine

Les professionnels de la formation peuvent choisir entre les états suivants: 

Importance d’un plan de formation pour un organisme de formation

L’investissement dans la formation est extrêmement important pour les entreprises et les employés, de sorte que les ressources économiques qui y sont allouées ne doivent plus être considérées comme une dépense, car la formation se traduit par un capital humain, une augmentation de la productivité des employés et une performance de plus en plus élevée pour l’entreprise.

Tout bon plan de formation doit toujours avoir l’engagement et le soutien de la direction, être réaliste et être conçu pour répondre aux besoins réels de formation, en plus d’être évaluable, pour évaluer sa fonctionnalité. Il doit également s’adapter aux nouvelles technologies, un bon plan de formation qui garantit la certification de l’organisme de formation couvre tous les points (bien choisir sa plateforme e-learning, bien choisir ses cibles, etc…)

L’objectif ultime d’un plan de formation sera sa contribution aux plans stratégiques, mais les avantages supplémentaires qu’elle apportera sont également nombreux, puisqu’elle nous permettra de tirer le meilleur parti du potentiel des travailleurs, en mettant à jour leurs connaissances, compétences et aptitudes, ce qu’ils pouvoir ensuite mettre à la disposition des salariés d’autres salariés, faisant ainsi bénéficier l’ensemble de l’entreprise de la formation dispensée. Tout cela facilite le processus de certification.

Un plan de formation organisé de manière stratégique contribuera également à rationaliser les flux de travail, car, en y participant à partir de différents départements et niveaux organisationnels, il permettra de détecter les dysfonctionnements opérationnels, tout en favorisant un meilleur environnement de travail. De cette manière, nous pourrons également améliorer le sentiment de groupe et la motivation personnelle des travailleurs, ce qui à son tour se traduira par une amélioration de leur attitude et de leurs performances professionnelles.

Car, il ne faut pas oublier que la formation et la motivation sont des éléments clés de la performance de tout travailleur et de sa productivité, et donc, un outil commercial efficace.

Certifier son organisme de formation 

L’émergence de nouvelles exigences de qualité, notamment les faits confirmés par la publication du «Décret Qualité» et de ses normes de qualification du personnel chargé de la formation, a en effet conduit à la professionnalisation de la formation des adultes et la nécessité de la certification, dont on peut citer la certification Qualiopi.

La certification Qualiopi est un processus obligatoire. Tous les organismes de formation doivent le mettre en place. Premièrement, la certification Qualiopi est essentielle pour bénéficier de fonds communs de formation professionnelle. Deuxièmement, il s’agit de répondre aux exigences de qualité des organismes de formation. 

Qu’est-ce que la certification QUALIOPI ?

Qualiopi est «né» le 7 novembre 2019. Il s’agit du logo et de la marque déposée de la norme nationale. Plus précisément, la certification QUALIOPI est le papier que vous encadrez et poserez sur la cheminée. 

C’est la preuve de votre respect des normes de qualité nationale. Le certificateur a envoyé le vérificateur chez vous, a pensé que tout allait bien et vous a délivré un «certificat». 

Certifier son organisme de formation avec Qualiopi est divisée en deux étapes. La première étape: Mettre en œuvre (ou mettre à jour) la méthode qualité dans l’organisme de formation. La deuxième étape: se préparer à l’audit de certification en face à face. Le plus long est la première étape.

La certification QUALIOPI est délivrée lors de l’audit sur site. Le certificat est valable trois ans. Dans le domaine de la certification, il existe un processus de suivi de la certification. Il est basé sur un examen de suivi. Cela prendra environ 18 mois. En effet, l’arrêté du ministère du Travail prévoit des audits de suivi entre le 14e et le 22e mois après la certification initiale. Ou le renouvellement.

Qui est concerné par la certification QUALIOPI ?

La certification Qualiopi s’applique à toute organisation qui propose des actions pouvant améliorer les compétences personnelles.

Certifier son organisme de formation est pour la «structure». Même si vous êtes seul, faites attention à votre corps. La certification sera délivrée à la structure, qui est « SIRET ». Certifier son centre de formation sert à savoir si la structure est suffisamment capable d’organiser des services de haute qualité dans la conception, l’organisation, la promotion et l’analyse des retours de satisfaction, afin de déterminer si elle est capable d’apporter des améliorations. 

Ce qui signifie que certifier son organisme de formation ne cherche pas à classer les centres de formation et chercher c’est des bons ou des mauvais. C’est simplement pour la qualité des services offerts et le rendu des formations proposés.

Quelle est l’utilité de la certification QUALIOPI ?

La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires de formation dispensés par votre organisation. À compter de janvier 2022, la certification sera obligatoire et est essentielle pour les activités de formation continue pouvant être financées.

 Cependant, l’obtention de la certification Qualiopi est un processus long, il est donc recommandé de commencer à vous préparer le plus tôt possible. Pour être certifié, vous devez apprendre le système de référence de la qualité (RNQ) et vérifier que votre organisation répond à toutes les normes. Le certificateur devra alors revoir l’ensemble de votre organisation de formation et s’assurer que votre structure répond aux référentiels de qualité et répond à toutes les normes de qualité.

L’utilité de la certification Qualiopi diffère en fonction des différents objectifs de l’interlocuteur. Certifier son organisme de formation a plusieurs objectifs :

Il est essentiel, pour vouloir certifier son organisme de formation, de garder ces deux objectifs en tête, que vous veillez à préserver et à travailler pour les atteindre : 

Les 7 critères qualité

Comprendre les méthodes de qualité et l’amélioration continue aide à certifier son organisme de formation rapidement. Participer au processus de certification, c’est d’abord intégrer la logique des activités professionnelles pour une amélioration continue de la satisfaction client. 

L’amélioration continue c’est égal à apprendre des erreurs ou des petits problèmes rencontrés, se dire qu’on fera toujours mieux demain, et chercher des raisons pour trouver des solutions pour éviter de telles raisons.

La satisfaction vise à satisfaire les stagiaires, les clients/personnes influentes et vos formateurs, partenaires, etc. Avant de vous engager, vous devez également comprendre le concept de qualité, qui en est la preuve. 

Utilisez des métriques significatives pour vous organisez… Une fois que vous aurez intégré cette logique, le reste due la démarche serait facile à gérer.

Sept critères de certification Qualiopi se trouvent en annexe du décret n ° 2019-565 du 6 juin 2019, qui traite des référentiels nationaux pour la qualité des actions favorisant le développement des compétences. 

  • Critère Qualiopi n°1 – Transmettez votre offre 

Le premier critère répertorie toutes les informations à générer pour présenter son contenu de formation (contenu, programme et indicateurs de résultats). L’organisme de formation a utilisé tous les supports de communication existants pendant une longue période de formation: site internet, conditions générales de vente, plan de formation, éducation annuelle et rapports financiers réalisés dans Direccte, etc. 

  • Critère n°2 – Offrir des formations pour répondre aux besoins 

La deuxième norme insiste sur le fait que les formations proposées ne sont pas des produits prêts à l’emploi, mais des formations modulables avec des objectifs clairs. Par conséquent, l’évaluation des compétences opérationnelles est effectuée au début et à la fin du cours. 

  • Critère n°3 – Accompagner et suivre les apprenants à chaque étape 

Le troisième critère détaille l’aspect du parcours d’entraînement quotidien. Il a souligné tous les documents qui seront fournis et tous les services qui seront fournis aux apprenants. 

Objectif: informer l’apprenant, le rassurer et prévoir les difficultés qu’il peut rencontrer. L’objectif fondamental est de limiter le taux d’abandon pendant la formation. 

  • Critère n°4 – Offrir un écosystème propice à l’apprentissage

Sur la base du critère n ° 4, l’organisme de formation doit montrer les moyens qu’il a investis dans une formation réussie: lieux d’accueil, équipes, équipements, ressources pédagogiques, etc. qui nécessitent une documentation et une organisation de projets très strictes.

  • Critère n°5 – Former toute l’équipe de l’organisme de formation

La cinquième brique de la certification Qualiopi remet en question la capacité de formation des organismes de formation. Il s’agit du leader. La structure des équipes d’appui et des équipes pédagogiques internes et externes. Si nécessaire, le processus de recrutement des organismes de formation et leurs pratiques en matière de formation obligatoire des salariés devraient être revus dans cette perspective.

  • Critère n°6 – Investissez dans votre environnement professionnel

La formation d’aujourd’hui est également un apprentissage. Le sixième critère Qualiopi énumère les actions que les organismes de formation doivent mener par l’exemple dans ce domaine. Il s’agit de maintenir une position de leader dans le cadre juridique de la formation professionnelle, du développement de ses domaines professionnels, de l’éducation et de l’innovation technologique.

La norme couvre également le cadre de la formation des personnes handicapées et la fourniture et la sous-traitance des salaires. 

  • Critère n°7 – Écouter et prendre en compte les retours, bons ou mauvais 

Dans le 7ème critère, la base de la méthode qualité visant l’amélioration continue de l’organisation de formation a été formellement introduite. Pour cette raison, les retours des apprenants, des entreprises, des bailleurs de fonds externes, etc. doivent être soigneusement organisés. La gestion des plaintes est stratégique et doit être organisée en amont avant qu’une urgence ne survienne.

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