En materia de facturación, un cambio importante está a punto de sacudir el panorama de las empresas francesas. A partir de julio de 2024 entrarán en vigor nuevas normas que obligarán a todas las empresas a emitir facturas electrónicas. Es un tema complicado, pero que no cunda el pánico, lo descifraremos todos juntos.
1. Factura electrónica: ¿qué es exactamente?
La factura electrónica, también llamada facturación electrónica, no es una novedad en sí misma. Sin embargo, sufrirá una gran transformación a partir de 2024. Ya no se contentará con ser simplemente un PDF firmado electrónicamente o una factura acompañada de su registro de auditoría fiable, sino que ahora tendrá que estar compuesto por un archivo de datos estructurado, un XML esquema y transmitirse a través de una plataforma o portal. Es decir, las empresas ya no podrán enviar sus facturas directamente a sus clientes. Estos necesariamente deben pasar por un portal para que la administración tributaria pueda capturar la información que considere relevante.
2. ¿Por qué esta reforma?
El principal motivo de esta reforma es la lucha contra el fraude del IVA. El objetivo es reducir a la mitad las pérdidas generadas cada año, unos 20.000 millones de euros. Además de esto, también es un proyecto europeo. La Comisión Europea está trabajando actualmente en una directiva sobre el IVA en la era digital, que incluye la generalización de la obligación de factura electrónica en toda la Unión Europea.
3. ¿Quién se ve afectado?
Todas las empresas ubicadas en territorio francés se verán afectadas por esta reforma. Tendrán tres grandes obligaciones: utilizar nuevos formatos de factura, utilizar un portal público o una plataforma privada para la presentación y recepción de facturas y transmitir periódicamente un informe, el e-informes, a la administración tributaria.
4. ¿Cuándo debería implementarse esto?
La implementación de esta reforma se hará de forma paulatina en función del tamaño de las empresas. Las grandes empresas serán las primeras afectadas a partir del 1 de julio de 2024. Las medianas empresas (ETI) tendrán que cumplirlo antes del 1 de enero de 2025 y, finalmente, las VSE y PYMES antes del 1 de enero de 2026.
5. ¿Qué formatos de factura están permitidos?
Se autorizarán tres formatos de factura: PDF con firma cualificada, EDI fiscal y Factur-X. Este último es especialmente interesante porque es un formato híbrido, mezclando el PDF que ya conocemos y un archivo XML estructurado. Permitirá mantener el formato de las facturas actuales (logotipo, colores, imágenes, etc.) asociando los datos estructurados necesarios para la administración tributaria.
6. Informes electrónicos: ¿qué es?
El e-reporting es un informe periódico que las empresas deben enviar a la administración tributaria. Contendrá información sobre ventas a particulares y operaciones de venta internacional, así como información sobre cobros por ventas de bienes y servicios. La frecuencia de transmisión de este informe dependerá del régimen de IVA de la empresa.
7. ¿Cuáles son los riesgos en caso de incumplimiento?
En caso de incumplimiento de estas obligaciones, las empresas están expuestas a sanciones financieras. En caso de no emitir una factura en el formato correcto, la multa será de 15 euros por factura, con un límite de 15.000 euros por año natural. En caso de no emisión de flujos impositivos (e-reporting), la multa es de 250 euros por transmisión olvidada, con un límite también de 15.000 euros por año natural.
8. ¿Cómo prepararse para esta reforma?
Los editores de software de gestión están trabajando actualmente para adaptar sus soluciones a estos nuevos requisitos. Desempeñan el papel de operadores de desmaterialización y apoyarán a las empresas en esta transición. Además, el portal de facturación pública Chorus Pro se transformará en un Portal de Factura Pública (PPF) para centralizar todas las facturas y permitir a la administración tributaria capturar los datos necesarios.
Esta reforma de la factura electrónica representa un verdadero desafío para las empresas francesas. Sin embargo, es esencial en la lucha contra el fraude del IVA y la armonización de prácticas a nivel europeo. Por tanto, es fundamental que las empresas se preparen ahora para implementar estos nuevos métodos de facturación.